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Asistencia Virtual: Cada cosa por su nombre. Parte I

Asistencia Virtual: Cada cosa por su nombre. Parte I


Hoy comenzamos una nueva sección en nuestro blog titulada “Llamemos a las cosas por su nombre”. Como ya comentamos en un artículo anterior, nos hemos visto obligados a marcar las diferencias entre call center, secretaria virtual, secretaria online, telesecretaria o como lo quieras llamar de una Asistente Virtual Certificada. El intrusismo profesional es cada vez mayor y es por ello, que durante los próximos artículos vamos a hablar de las distintas profesiones relacionadas con el soporte administrativo y a la dirección.

Actualmente hay multitud de empresas que dicen ofrecer servicios de secretaria virtual e incluso de asistente virtual,  sin tener en cuenta la inexactitud de sus palabras y hacen creer a sus clientes que tienen contratado un servicio de asistencia virtual certificada y luego, cuando viven en sus propias carnes que no es cierto, las consecuencias las sufrimos todos.

En el caso que nos ocupa, han proliferado muchas empresas que ofrecen el servicio de gestionar las llamadas que recibe otra empresa o profesional simplemente desviando el teléfono del cliente hacia el número que les proporciona la empresa. Suelen ofrecer sus servicios de atención de llamadas de 08:00 a 20:00 (otras de 09:00 a 19:00) de forma ininterrumpida de lunes a viernes y, además afirman que siempre será atendida por la misma persona.

Vamos a ver, estamos hablando de 12 horas diarias ininterrumpidas (60 horas semanales) atendidas por una secretaria, según ellos. En España, hasta lo que yo se, la jornada laboral máxima permitida es de 40 horas semanales, por lo que interpreto que estas empresas tienen a una persona trabajando más de la cuenta. Además, tendrá que parar para comer no? Aquí hay algo que no cuadra.

Las empresas que ofrecen este tipo de servicios no se pueden calificar como empresas de secretaria virtual, desde mi punto de vista, son Call Center.

Luego, algunas, ofrecen además servicios administrativos de carácter general (documentos en word, excel, powerpoint, gestión de archivo y documentación….) y es aquí donde les lleva a llamarse como secretarias virtuales. Según un estudio remuneración realizado por una de las empresas más importantes de España a esto se le llamaría recepcionista. Como estamos en la era de interner lo podríamos calificar como Recepcionista Virtual.

Según la firma, las funciones de una recepcionista son:

  • Gestión de la centralita: atención y filtro de todas las llamadas entrantes; transferencia de las mismas al departamento correspondiente.
  • Gestión del archivo y la documentación.
  • Distribución del correo.
  • Control y mantenimiento del material de oficina.
  • Atención de clientes y contacto con proveedores.
  • Distribución de salas para reuniones y acondicionamiento de las mismas.
  • Tareas administrativas de carácter general y de apoyo a los diferentes departamentos.

Por lo tanto, no son ni Secretarias Virtuales, ni Secretarias online, ni Asistentes Virtuales y ni muchísimo menos Asistentes Virtuales Certificadas. Además, para poder trabajar a distancia, desde Internet, no basta con tener un ordenador y una conexión a Internet. Es necesario una formación específica para conocer las herramientas a utilizar, además de una formación en atención al cliente específica ya que no es lo mismo tratar a un cliente presencialmente que de forma virtual.

Así, que si estás leyendo este artículo y te estabas planteando contratar este tipo de servicios, reflexiona, planteate cuáles son las funciones que necesitas que realicen por tí y, siempre, siempre, elige la mejor opción, no por precio, sino por calidad ya que en Assistantgroup hemos tenido la experiencia de clientes que nos han venido de este tipo de empresas quejándose de que no ofrecían los servicios que esperaban.

Las llamadas telefónicas que recibimos suelen ser la primera puerta de acceso que tienen los clientes a la empresa y es fundamental que ofrezcamos un trato exquisito y que el interlocutor cuelgue con la sensación de que ha sido atendido, escuchado y que si tiene cualquier otra duda o cuestión a resolver, puede volver a llamar porque le atenderán de forma muy satisfactoria. Por lo tanto, una gestión telefónica exquisita es fundamental para el éxito de tu empresa. Si quieres saber sobre la gestión telefónica te invitamos a que leas nuestro artículo “Cómo es la gestión telefónica en tu empresa”

¿Has tenido algún tipo de experiencia positiva o negativa con este tipo de servicios? Nos gustaría conocer vuestra experiencia y opiniones!! Y si piensas que este artículo puede serle de interés a alguien, por favor, compártelo. Gracias.

 

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7 Comments

  1. Graciela

    Es verdad: se mezcla la terminología y eso hace que el empresario o profesional que quiere subcontratar servicios se sienta confundido.
    La Asistencia Virtual profesional es, como bien dices, un servicio exquisito, de atención personalizada, orientado a quienes valoran la calidad por encima de todo. Se trata de una propuesta seria, al alcance de cualquier presupuesto actual.
    Saludos!!

    1. Irene Láiz

      Efectivamente Graciela. Es un servicio muy especializado, por eso, muchas de nosotros tenemos un bagaje profesional de muchísimos años de apoyo al directivo. Sabemos lo que necesitan y se lo ofrecemos con una mucha calidad, siempre pensando en la satisfacción del cliente. Esa es nuestra máxima: que el cliente esté siempre satisfecho y con la satisfacción del trabajo bien hecho. Para nosotros cada cliente es único y analizamos a fondo sus necesidades para brindarle un servicio personalizado y basado en la excelencia. Además, como tú muy bien dices, al alcance de cualquiera pero de cualquiera que sepa valorar el trabajo bien hecho. Gracias por tu comentario, un abrazo….

  2. Mirna Bajraj

    Es verdad Irene, si nos ponemos en el lugar del cliente, se puede confundir “asistente virtual” con servicio de recepcionista o “call center” o atención de llamadas telefónicas… y no tienen casi nada que ver una cosa con la otra. Una asistente virtual certificada es una profesional capacitada para acompañar a sus clientes en el desarrollo de sus negocios en tareas administrativas, de marketing, de comunicación, por ejemplo. La AV certificada planifica, propone soluciones y herramientas, y lleva a cabo la ejecución de tareas varias con autonomía.
    Una recepcionista sólo toma mensajes, y a lo sumo anota una cita en una agenda.
    Por eso es muy interesante tu artículo, para que los clientes no confundan los roles.

    1. Irene Láiz

      Si Mirna es como antiguamente que se relacionaba a la secretaria como la persona que llevaba el café pero que gracias a Dios esa época ya pasó. Me he encontrado con clientes que confundían los términos y es por eso que he querido dar mi opinión sobre las diferencias tan grandes que hay con la Asistencia Virtual. Efectivamente, las Asistentes Virtuales Certificadas tenemos formación en muchas disciplinas, porque nos formamos allá donde vemos que podemos ayudar a nuestros clientes (marketing, comunidación, social media…). Somos profesionales que estamos en constante aprendizaje, actualizando nuestros conocimientos… y es por eso, que estamos capacitadas para ofrecer soporte en muchas disciplinas. Y como le he dicho a Graciela, para nosotros cada cliente es único y analizamos a fondo sus necesidades para brindarle un servicio personalizado y basado en la excelencia. Gracias Mirna, un abrazo!!

  3. A.V.Tatiana Valdivieso

    Felicitaciones un artículo muy claro y profesional, me permites compartirlo ya que es importante que todo el mundo vaya comprendiendo bien los conceptos y sus diferencias.
    Una pequeña acotación, los trabajadores de call center tienen una excepción en la aplicación de las horas de trabajo y este es máximo 6 horas en el día, por cuestiones de salud ocupacional.

    1. Irene Láiz

      Gracias Tatiana por la aclaración. Con más razón entonces, si sólo pueden trabajar 6 horas al día pues menos todavía me cuadran las cuentas!! Por supuesto que puedes compartirlo. Muchísimas gracias.

  4. Leyre

    Es una opción buenísima para trabajar de ello y para las empresas que tampoco tienen muchísimas llamadas o no son muchos y no pueden permitirse una secretaria en plantilla. Esta está bastante bien y ofrecen benas condiciones para ambos: http://www.secretaria-virtual.es

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