Consejos para la gestión del tiempo: Asistencia Virtual

Para las Asistentes Virtuales Certificadas la gestión del tiempo es otro punto  clave en nuestro trabajo, sobre todo, teniendo en cuenta que una ventaja competitiva de nuestra profesión es la posibilidad de contratarnos por horas, por proyecto o por mensualidad.

Cuando se contrata a una Asistente Virtual Certificada puede estar absolutamente  seguro que el trabajo para el que nos ha contratado se va a realizar durante un periodo de tiempo totalmente productivo.

Muchas veces, cuando tenemos a una secretaria presencial en la oficina vemos que no todas las horas que está en su puesto de trabajo son productivas, no está 8 horas trabajando de forma activa mientras que con una Asistente Virtual Certificada podemos tener la certeza que si la contrata por 3 horas, son 3 horas realmente productivas.

Al mismo tiempo, en nuestro trabajo ayudamos a nuestros clientes a liberarles del tiempo que no es productivo para ellos, tiempo que le distrae de hacer otras tareas fundamentales para conseguir sus objetivos.

No podemos dejar sin  planificar nuestras acciones ni podemos dejar las cosas para última hora. Hemos de tener todas nuestras tareas planificadas para que cada día sepamos lo que tenemos que hacer y así consigamos una gestión eficaz de nuestro tiempo de trabajo.

Hemos de reconocer que somos nosotros mismos, en la mayoría de las ocasiones, los causantes de que perdamos el tiempo. Nos entretenemos con otras tareas  en vez de enfocarnos en lo realmente importante.

Es fundamental que tengamos una disciplina de trabajo. Al principio cuesta mucho trabajo, es como una lucha contra uno mismo pero cuando adquirimos el hábito de la disciplina nos damos cuenta que los beneficios que obtenemos son innumerables.

¿Sabes cuáles son tus ladrones de tiempo?

Mira a tu alrededor y analiza si tu mesa de despacho está ordenada, si después de asistir a una reunión te das cuenta que es  innecesaria o que podría haberse gestionado de otra manera o realizado de forma virtual, si recibes visitas que no están planificadas en tu agenda, si te dedicas gran parte del día a atender tus llamadas de teléfono o los correos electrónicos…. Céntrate y descúbrelos.

Es muy importante que planifiquemos,  fijemos prioridades y analicemos qué tareas de las que realizamos diariamente no son necesarias que realicemos nosotros mismos y nos planteemos la opción de delegárselas a una Asistente Virtual Certificada. Recordemos que la falta de tiempo nos produce estrés y éste nos puede llevar a la depresión.

Una vez que hemos delegado las tareas que no requieren que sean realizadas por nosotros y nos hemos quedado con las que tenemos que realizar, es muy importante que las agrupemos según la importancia. Realizar las tareas más urgentes a primera hora de la mañana es mejor ya que es cuando estamos más concentrados y en bloques de 25-30 o 35 minutos. Después de cada bloque permítete un momento descanso breve y vuelve a otra tarea y así sucesivamente.

Recuerda que no todo es trabajar. Es esencial que tengamos tiempo para el trabajo y para otras actividades que son importantes en nuestra vida. En este punto una Asistente Personal o Personnal Assistant puede ayudarte.

Al final del día reflexiona si has realizado todo lo que tenías previsto para ese día y si es así ¡enhorabuena! ya que has empezado a cumplir tus objetivos y estás en el camino correcto.

Si necesitas ayuda para gestionar tu tiempo de forma efectiva, una Asistente Virtual Certificada de Assistantgroup es la mejor solución. Te invitamos a que contactes con nosotros y nos permitas ayudarte en tu día a día.

Assistantgroup está dirigido por Irene Láiz, Asistente Virtual Certificada, Secretaria de Alta Dirección y Diplomada en Relaciones Laborales.  Durante muchos años ha estado conviviendo con las largas horas de trabajo, la falta de tiempo y la no conciliación de la vida personal y profesional del ejecutivo. Su pasión por el soporte al directivo y la empresa le ha llevado a crear Assistantgroup como solución a la falta de tiempo