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Productividad laboral | 5 pasos para una gestión del mail efectiva

5 pasos para una gestión del email efectiva

La productividad laboral es un concepto que a todos nos preocupa en gran medida. Es la base de todo negocio. Los empresarios y nosotros mismos exigimos cada día un mayor nivel de productividad para poder alcanzar los objetivos propuestos para el desarrollo efectivo de nuestro negocio o trabajo.

Para ser productivo en nuestro trabajo debemos desechar una serie de hábitos que llevamos incorporados y hoy vamos a hablar de cómo ser más productivo en la gestión de nuestro correo electrónico.

Es lunes por la mañana, te sientas en tu despacho para empezar la jornada de trabajo, abres el correo electrónico y de repente sientes un nudo en el estómago al ver que tienes demasiados mails. Responder a esta cantidad de correos electrónicos te va a llevar una gran cantidad de tiempo y va a requerir que dediques la mayor parte de tu jornada a esta tarea que se repite una y otra vez, todos los días.

Lo peor de todo es que eres plenamente consciente que, como consecuencia de esto, el resto de tu trabajo se va a ver retrasado y, probablemente, tendrás que echar más horas de trabajo, e incluso, quizá tengas que ir a la oficina en fin de semana para ponerte al día.

Cuando se usa de forma adecuada el correo electrónico es una herramienta de comunicación muy útil. Pero muchos de nosotros nos sentimos abrumados por la cantidad de mails que recibimos y la necesidad de ser respondidos. Pero no te preocupes porque hay formas de utilizar el correo electrónico para que seamos más productivos y aumente nuestra productividad laboral. A continuación vamos a exponer una serie de estrategias para que seamos más productivos y podamos avanzar en nuestro trabajo.

Paso 1: Consulta el correo electrónico

Consultar el correo electrónico regularmente durante el día puede ser una manera efectiva de mantener nuestra bandeja de entrada con unos niveles aceptables. Sin embargo, las constantes interrupciones y distracciones que sufrimos debido a diversas tareas pueden reducir drásticamente nuestra productividad e interrumpir nuestra concentración cuando estamos inmersos en alguna tarea o proyecto importante.

Revisa el correo a horas fijas

Una de las estrategias que podemos utilizar es establecernos unas horas fijas en las que vamos a revisar nuestro correo electrónico. Por ejemplo, puedes decidir que sólo vas a revisarlo a primera hora de la mañana, antes del almuerzo y al final del día.

Berto Pena, @bertop, experto en productividad y gestión personal, desaconseja que lo hagamos a primera hora de la mañana porque es cuando tenemos más energía y estamos más concentrados y es el momento que debemos aprovechar para realizar tareas importantes.

A continuación, puedes configurar tu software de correo electrónico para “recibir” mensajes sólo en momentos determinados, de manera que los mails entrantes no te distraigan. Si no puedes hacer esto, por lo menos asegúrate de desactivar las alertas sonoras y visuales.

Consultar el correo electrónico:

Puedes reservar un tiempo para leer y responder el correo electrónico después de un periodo largo de trabajo concentrado, o en el momento del día en que tu energía y creatividad están más bajas.

Si te preocupa que tus compañeros, clientes o jefes se puedan molestar o sentirse confundidos porque no respondes a su mail rápidamente, explicales que sólo consultas el correo electrónico en determinados momentos y que si el asunto es muy urgente pueden llamarte

Paso 2: Lee el correo electrónico

Puedes perder horas y horas leyendo el correo electrónico si no utilizas el tiempo de forma inteligente.

La regla de los dos minutos

Prueba a utilizar la regla de los dos minutos (un concepto de David Allen, autor de Getting things done). Si realizar una lectura rápida y una respuesta corta del mail te va a llevar menos de dos minutos no lo pospongas y hazlo en ese mismo momento, aunque no sea un correo electrónico con prioridad alta.

La idea que hay detrás de esto es que si se tarda menos de dos minutos debes tomar acción pero si prevés que vas a tardar más, lo mejor será leerlo y guardarlo en la lista de “Hacer después”.

Programa

Para los correos electrónicos que te van a llevar más de dos minutos en leer y responder, programa un tiempo en tu calendario, o añádelo como una acción en tu lista de tareas pendientes, para hacerlo más adelante.

La mayoría de programas de correo electrónico te permiten destacar con una estrella, marcar con una bandera mensajes que necesitan una respuesta, por lo que es aconsejable utilizar esta característica siempre que se pueda.

Muchos de nosotros recibimos gran cantidad de notificaciones internas. Son correos de nuestra empresa, de colaboradores que nos lo envían para que estemos en el circuito informativo… Si nuestro nombre está en el campo “cc” en vez de en el campo “para”, lo más probable es que sea un correo simplemente para que estés informado. Considera la posibilidad de guardarlo en la carpeta “para leer” y hazle frente cuando tengas tiempo.

Paso 3: Organiza el correo electrónico

A pesar de que tener una bandeja de entrada vacía por completo, también llamado “inbox cero”, podría ser irreal para muchos de nosotros, tener nuestra bandeja de entrada limpia nos puede hacer más organizados y ayudarnos a eliminar el estrés.

Presentación del email

Comienza por establecer un sistema de archivo simple para ayudarte a administrar tu correo electrónico. Puedes utilizar categorías tituladas como “acciones a realizar”, “en espera”, “a delegar”, “archivar”.

Si cuatro categorías te parecen demasiado simples para tus necesidades, puedes crear un sistema más detallado. Por ejemplo, puedes crear una carpeta para cada proyecto en el que estés trabajando, o tener una carpeta establecida para cada uno de tus clientes o proveedores.

La ventaja de crear carpetas específicas para el procesamiento del correo electrónico es que hace que la búsqueda de correos anteriores sea más fácil. En lugar de recorrer todo tu correo electrónico, sólo tendrás que ir a esa carpeta específica.

Paso 4: Usa reglas

La mayoría de programas de correo electrónico, como Outlook y Gmail permiten establecer “reglas” para ayudarnos a clasificar nuestro mails en carpetas específicas.

Por ejemplo, podemos recibir varios correos a lo largo del día sobre las ventas que ha realizado nuestra empresa. Quieres recibir esta información porque quieres estar al tanto de lo que ocurre en tu empresa pero no quieres que enturbie tu bandeja de entrada.

Puedes establecer una regla para que cada vez que recibas un mail con la línea de asunto “notificación de ventas” ese mensaje se mueva directamente a la carpeta “ventas realizadas”. Esto liberará tu tiempo además de mantener tus correos ordenados.

Correos no esenciales

Si normalmente recibes correos electrónicos como newsletters, posts y feeds de noticias, considera la posibilidad de redireccionarlos a otra dirección de correo electrónico, o usa reglas para que sean archivados en una carpeta concreta. Te va a permitir tener un bandeja de entrada clara y, por otro lado, tendrás todos tus correos listos para ser leídos en el momento oportuno.

Es aconsejable redactar correos electrónicos efectivos. Esto no sólo va a liberar estrés y eliminar frustración sino que los emails breves y concretos también te van a permitir ahorrar gran cantidad de tiempo, no sólo tuyo sino también de los destinatarios.

Paso 5: Establece buenos hábitos con tu equipo

Una de las mejores cosas que puedes hacer para limitar la cantidad de correos electrónicos que necesitas procesar, es animar a tu equipo a que te envíe menos mails.

Por ejemplo, si algún miembro del equipo te suele mandar de forma regular correos largos, díselo. Dile suavemente pero con firmeza, que por favor no te envíe mails con más de un párrafo o dos. Si necesita informarte más extensamente puede llamarte.

La mayoría de nosotros nos sentimos abrumados por el mail. Aunque es una gran herramienta de comunicación, la mayoría de las veces, se usa en exceso. Al gestionarlo de manera efectiva, puedes aumentar significativamente tu productividad laboral.

Para obtener el control de tu bandeja de entrada, comienza por el control y procesamiento del mail sólo en ciertos momentos del día. Si te preocupa el retraso en responder, haz que la gente sepa que no revisas el mail constantemente. Además trata de mantener tu bandeja de entrada lo más clara posible. Organiza el mail utilizando carpetas como “Acción”, “En espera” y “Archivado”. Y cuando chequees el mail, utiliza la regla de los dos minutos – cualquier mail que pueda ser leído y respondido en dos minutos o menos debe ser resuelto en ese mismo momento.

También puedes reducir los correos entrantes pidiéndole a la gente que te envíe menos y aboga por mails y estrategias de comunicación eficaces en tu empresa.

Si estás preparado para aumentar tu productividad laboral y que tu negocio pase al siguiente nivel pero no tienes tiempo para gestionar tus correos electrónicos, consúltanos y te diremos cómo podemos ayudarte.

1 Comment

  1. […] En el artículo anterior, hablábamos de la productividad laboral, en concreto, de los 5 pasos para una gestión del mail efectiva. […]

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